APK voor Projecten (Doe maar Duurzaam uitzending 23 oktober)

Ofwel, de kracht van evalueren

Voor auto’s geldt dat als ze een bepaalde leeftijd hebben, een APK verplicht is. Bij projecten worden soms audits uitgevoerd wat inzicht geeft over de procedures. Als de procedures op orde zijn, wil het niet zeggen dat het project in control is. De samenwerking en communicatie kan slecht of niet optimaal zijn. Of de doelstellingen zijn niet helder of zelfs onhaalbaar. Het regelmatig checken van deze belangrijke aspecten kan problemen tijdig zichtbaar maken.

 

Evaluaties

Evalueren dus. Evaluaties zijn waardevol. In iedere organisatie worden evaluaties op de planning gezet en vaak ook wel gehouden. Toch worden ze gezien als lastig en als extra werk. Daarnaast is het niet altijd leuk om met je tekortkomingen voor de dag te komen.

Vaak nog lastiger, blijkt in de praktijk, om de lessons learned om te zetten in verbeteracties. Dit aspect van kwaliteitsborging is in heel veel organisaties de grootste zorg. Hoe voorkom je dat een collega niet dezelfde fout maakt, omdat hij niet van jouw misser gehoord heeft?

 

Tijd en moeite

Organiseer je evaluaties goed en zie het belang daarvan in. Een goede evaluatie vraagt om een goede voorbereiding. Er is niets makkelijker dan de vragen, uit de standaard evaluatie van je bedrijf, snel in te vullen. Het wordt pas interessant als je gaat doorvragen. Niet alleen wat er mis is gegaan, maar ook hoe het proces verliep en waarom je dingen deed, zoals je ze deed. Het is van belang om in de voorbereiding uit te zoeken wat er speelde in het project en welke spelers daar een rol in hadden. Deze moeten minimaal aanwezig zijn om het goede gesprek te kunnen voeren.

 

Één evaluatie is geen evaluatie

Een evaluatie na een project is natuurlijk altijd goed. Maar voelt het niet een beetje als mosterd na de maaltijd? Projecten evalueer je bij voorkeur periodiek. Dat begint bij een goede project startup. In de startup leg je de focus op de gezamenlijke doelstelling en maakt deze meetbaar. Dit wordt vervolgens de basis voor de daaropvolgend evaluaties op verschillende logische momenten van een project, bijvoorbeeld bij einde ontwerpfase, of start bouw. Spreek dus vooraf met elkaar af wanneer en hoe de volgende evaluatiesessies worden gehouden. Tussendoor evalueer je de samenwerking regelmatig, bijvoorbeeld in projectteamoverleg.

 

Project Performance Scan

Omdat evalueren tijd en moeite kost, terwijl je focus in het project op de directe sturing ligt, kan het goed werken de evaluaties te laten organiseren door NoiTioN. De Project Perfomance Scan start met een QuickScan in de volledige breedte van je project. Dit kan dienen als basis voor de projectstartup en de verdere evaluatiemomenten. De teamleden evalueren, wij faciliteren. Als wij een projectscan uitvoeren of evaluaties faciliteren, merken wij vaak een ander beeld te hebben van de situatie dan iemand die bij het project betrokken is. Wij stellen andere vragen en hebben kijk op blinde vlekken. Er wordt meer resultaat uit de evaluatie gehaald.

 

Bijstellen of vaststellen?

Evalueer dus periodiek waardoor je kan bijstellen. Aan het eind van een project kun je alleen vaststellen. Onthoud: wees niet bang om je fouten te delen, daar leert iedereen van.

 


< Ga terug

Geef een antwoord